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Automatización de procesos

En la actualidad las Empresas están en plena guerra por la supervivencia. El objetivo es el aumento de productividad y la disminución de los costos. Uno de los caminos en la mejora de ambos factores es la automatización de procesos.

¿Qué es automatizar procesos? Es utilizar algún sistema tecnológico para automatizar las tareas que tradicionalmente eran llevadas a cabo de manera manual. La automatización de procesos des uno de los pilares para el control y la maximización de la eficiencia en todo negocio que desee asegurar la calidad en todo nivel. Tiene ventajas evidentes en los procesos empresariales, mejoras sustanciales en servicio y calidad disminuyendo costos. Las tareas se llevan a cabo de manera más rápida, efectiva y eficiente.

Todo esto trae como beneficio la reducción de errores humanos que se generan por el exceso de pasos que requiere el proceso para su aprobación o culminación.

Dado lo anterior, el objetivo de automatizar procesos es maximizar el desempeño de la Organización. Lo cual proporcionara muchísimo Valor tanto para los Clientes como para los Dueños del Negocio.

Etapas de la automatización:

  • Análisis del proceso: Se trata de estudiar el proceso completo y buscar puntos de mejora
  • Búsqueda de soluciones: Hay que buscar elementos sustitutivos para la situación actual
  • Estudiar los costes de la inversión: Hay que ver cuál de las soluciones nos aporta un retorno de la inversión más rápido, la solución más amortizable. El beneficio económico y social debe ser mayor que el coste de operación y mantenimiento.
  • Instalación: Una vez elegida la solución hay que asegurar su correcta implementación y puesta en marcha. Este proceso es delicado porque de él depende en gran medida un resultado óptimo del desarrollo.
  • Formar al personal en la mejora: es posible que haya cambios de herramientas, sistemas, etc. para los colaboradores. Por lo que se necesitara de formación interna.
  • Comprobación: Una vez está el automatismo en marcha debemos comprobar que funciona como deseamos. Lo normal es que la empresa que nos lo vende nos ofrezca un periodo de tiempo para dar marcha atrás sin coste o con costes muy bajos.

Comunicación Organizacional

Comunicación Organizacional es la comunicación dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador de la propia empresa. Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compañías de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un entorno donde el cambio es cada vez más rápido. No olvidemos que las empresas son lo que son sus equipos humanos, por ello, motivar es mejorar resultados.

Es un error pensar que la comunicación interna es «un lujo» y algo exclusivo de las grandes empresas y máxime en la etapa que estamos atravesando que viene marcada por unos resultados un tanto inciertos a todos los niveles. De ahí que se esté convirtiendo en uno de los grandes retos profesionales del siglo XXI, donde todavía son pocas las entidades que desarrollan una adecuada política de comunicación interna que contribuya a implantar los cambios y a lograr los objetivos corporativos y estratégicos de la compañía.

Muchas empresas ignoran que para ser competitivas y enfrentarse con éxito al cambio al que nos empuja inexorablemente el mercado, han de saber motivar a su equipo humano, retener a los mejores, inculcarles una verdadera cultura corporativa para que se sientan identificados y sean fieles a la organización.

Y es precisamente aquí donde la comunicación interna se convierte en una herramienta estratégica clave para dar respuesta a esas necesidades y potenciar el sentimiento de pertenencia de los empleados a la compañía para conseguir retener el talento.

Tercerización de Servicios

Una de las tendencias empresariales que más fuerza ha tenido en los últimos años es la tercerización de ciertos procesos. Tradicionalmente se contrata con terceros las actividades de apoyo a lo fundamental del negocio que pueden llegar a ser engorrosas, cuando no a convertirse en costosos lastres para la rentabilidad. Es lo que se denomina con la sigla anglófona BPO (Business Process Outsourcing), o tercerización de los procesos del negocio.

Dentro de los beneficios concretos en costos que ofrecen a las organizaciones los servicios de Outsourcing está, por lo menos en lo que se refiere a la tercerización de tecnologías de información (ITO), el ahorro de recursos y del flujo de caja en cuantiosas inversiones tecnológicas, y a esto se suma que siempre es más económico operar con un tercero que tenga servicios claros y bien delimitados.

Los pasos que se deben seguir para tercerizar:

  • Tener claro cuáles son los procesos que pueden ser tercerizados.
  • Tener claro que se está adquiriendo un servicio con tareas y objetivos definidos, mejores prácticas, y no que se está sustituyendo algo interno para que lo haga un tercero con el mismo método.
  • Definir un alcance concreto.
  • Delimitar los niveles de servicio que se desea obtener.
  • Iniciar el proceso de contratación bajo la modalidad de un aliado y no de un proveedor.

Rentabilidad de su Negocio

La rentabilidad es la capacidad que tiene algo para generar suficiente utilidad o ganancia; por ejemplo, un negocio es rentable cuando genera mayores ingresos que egresos, un cliente es rentable cuando genera mayores ingresos que gastos, un área o departamento de empresa es rentable cuando genera mayores ingresos que costos.

Gestión del Cambio

La adaptación al cambio es la capacidad para ajustar su comportamiento a nuevas situaciones generadas por factores internos o externos a las Compañías.

Para que la adaptación al cambio no se convierta en resistencia se aconseja seguir algunos de los siguientes pasos:

  • Identificar las circunstancias del entorno que afecten el funcionamiento de la institución.

  • Proporcionar programas de cambio debidamente documentados y racionalmente justificados.
  • Diseñar estrategias, programas o actividades que proporcionen a otros empleados elementos clave para asimilar nuevas circunstancias laborales.
  • Coordinar recursos y actividades necesarios para mejorar la adaptación de otros colaboradores a los cambios que la entidad requiere.
  • Transmitir los procesos y procedimientos que involucren cambios en la institución.

Eficencia Operativa

La eficiencia operativa se ocupa de la minimización de las pérdidas y la maximización de la capacidad de los recursos, con el fin de proveer productos y servicios de calidad a los clientes. La eficiencia operativa tiene que ver con lo relativo a identificar los procesos antieconómicos y los recursos que desperdician los beneficios de la organización.

La eficiencia operativa tiene también que ver con lo relativo al diseño de nuevos procesos de trabajo que mejoran la calidad y la productividad.

La mejora de la eficiencia operativa tiene un impacto directo en los márgenes de ganancia de la empresa. Suponiendo que la calidad general es estándar, a fin de que las empresas lucren, tienen que subir el precio de su producto o servicio, vender más de sus productos o bajar los costos involucrados en la fabricación del producto.

Elevar el precio de venta y aumentar la cuota de mercado es algo limitado por la mayor competencia en el mercado mundial. Sin embargo, la disminución de los costos es una opción viable porque el despilfarro interno contribuye a un aumento de los costos.

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